Es un proceso que abarca normas y procedimientos para la administración del flujo de documentos, su control, su administración y su conservación o expurgo.

Ventajas de la Gestión Documental

Permite la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que no son útiles a la gestión y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización, economía y de análisis documental.

Producción Documental

La Producción Documental esta estructurada de la siguiente manera:

Producción contempla el inicio del documento, desde su definición conceptual hasta el momento de transcripción de la información.

Recepción esta enmarcada en el envío y recuperación de la documentación que bien puede ser procesada por un mismo departamento, por otros departamentos o por organizaciones externas.

Distribución contempla el reparto de la documentación dentro del mismo departamento, a los demás departamentos o a organización externas

Organización la documentación debe ser estructurada según criterios lógicos dentro de un espacio físico o electrónico adecuado.

Consulta puede ser realizada tanto por unidades internas como externas al departamento. Dependiendo del grado de confidencialidad de la información.

Conservación dependiendo del tipo de material de soporte (papel, CD, otros) de la documentación, tiene diferentes medidas de conservación.

Disposición existen tres tipologías de archivos: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. Dependiendo del grado de relevancia de la información y de las políticas de la organización el documento debe encontrarse en uno de estos tres archivos.

ONUVA ofrece tres sistemas de Gestión Documental que pueden apoyar a su organización dependiendo de las características de la misma y los requerimientos reales que ella tenga.

GNU-EPRINTS

Principalmente para organizaciones pequeñas o de investigaciones.

1. Características funcionales

• La interfaz esta adaptada a los requerimientos de acceso y usabilidad.

• Permite la precatalogación, de manera que sea solo un editor el que autorice que un elemento suba al sistema.

• Creación de usuarios con perfiles definidos entre: usuarios, editores y administrador del repositorio. Posibilidad de indicar los tipos de documentos que podrá cargar en el sistema.

• Permite modificar la estructura de la clasificación que viene pre-establecida (LC) a conveniencia de la Unidad de Información.

• Permite administrar todos los documentos, hasta los que han sido retirados del repositorio.

• Permite conocer el estatus del documento.

• Sistema de autoridades.

• Tiene la posibilidad de hacer búsquedas a partir de otras ya realizadas.

• Búsqueda por rango de fechas, uso de frases, truncadores y operadores booleanos.

• Visualización breve (referencia) o completa del registro.

• Diseminación Selectiva de Información.

2. Características técnicas

• Construido con scripts CGI en el lenguaje de programación Perl

• Trabaja sobre un servidor http APACHE

• Base de datos relacional de MySQL.

• El ingreso al sistema es vía web o intranet.

• Capacidad para escalar mas de 500.000 registros.

• Permite exportación e importación de datos

• Back up.

• Acceso irrestricto al código fuente.

• Compatible con cualquier sistema operativo.

• Gestiona bases de datos con diferentes tipos de documentos.

• Permite el acceso concurrente e ilimitado de usuarios.

• Almacena y recupera caracteres de la lengua castellana.

• Intercambio de información con otros sistemas a través de formatos ISO 2709, Delimited o American Standard Code for Information Interchange (ASCII).

KnowledgeTree

Para organizaciones de todo tipo donde se requiera el seguimiento de un flujo documental.

1. Características funcionales

• Creación de usuarios y roles basados en la estructura de su organización.

• Búsqueda en el texto de los documentos: Office, OpenOffice.org y PDF (siempre que no sean imágenes).

• Seleccionar y guardar criterios de búsqueda.

• Creación de RSS externos y para carpetas.

• Permisos dentro de la creación y búsquedas, por usuario o por grupo.

• Usuarios

  • Pueden ser creados de forma manual o por LDAP

• Grupos

  • Permiten asignar permisos y funciones a un número diferente de usuarios al mismo tiempo

• Unidades

  • Pueden tener sus propios administradores y tener grupos asignados

• Flujo de documento

  • Controla las acciones (editar metadata, descargar, entre otras) que estarán disponibles en un documento

  • Especifica cuáles acciones controladas, estarán disponibles cuando un documento este en un estado

  • Son asignados por tipo de documento

• Control de versiones

• Reservación del documento

  • Un documento debe “reservarse” para garantizar que nos será modificado por otro usuario.

2. Características técnicas

Orfeo

Para todo tipo de empresas que requieran usar archivo y correspondencia.

1. Características funcionales

• Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.

• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.

• Parametrización de documentos: entrada, salida, resoluciones, memorandos, etc

• Gestión sobre el documento como reasignar, agendar, modificar, archivar, incorporar en expedientes, tipificar el documento a partir de tablas de retención

• Búsquedas de documentos y expedientes por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.

• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación de Colombia y su parametrización para otros modelos.

• Generación de reportes de gestión.

2. Características técnicas