ONUVA, la organización del software libre y estándares abiertos, reconociendo que la información es un bien intangible de altísimo valor y siendo una organización que genera numerosa documentación a diario diseñó e implementó durante 2008 una metodología de gestión para el resguardo y diseminación del acervo y memoria documental de la organización.

A partir del mes de septiembre del 2008, la Unidad de Gestión Documental de ONUVA comenzó con la planificación y el diseño del manejo de la documentación en ONUVA, aplicando encuestas al personal encargado de la creación y producción de los documentos para así definir la estructura actual y consolidar las bases de las mejoras a implementar.

Luego de evaluar varios sistemas se decidió la implementación y adaptación del Sistema de Gestión Documental KnowledgeTree, ya que posee características acordes con la estructura de la organización y con los requerimientos que debe cumplir el proceso de Gestión Documental.

Entre las ventajas destacables de este sistema podemos nombrar:

• Software libre y de estándares abiertos, y parte del portafolio de productos y servicios de ONUVA
• Estructura de usuarios basados en la estructura de la organización, incluyendo autenticación LDAP
• Roles y grupos que permiten asignar permisos y funciones a un número diferente de usuarios al mismo tiempo
• División de acceso por unidades, que pueden tener sus propios administradores, grupos y permisos asignados
• Búsqueda en el texto de los documentos, incluyendo formatos como ODF (ISO/IEC 26300:2006 y la revisión 1.1 de OASIS), Microsoft Office (incluyendo Office OpenXML), texto plano y PDF
• Seleccionar y guardar criterios de búsqueda
• Creación de RSS externos y para carpetas
• Permisos para la creación y búsqueda de documentos, por usuario o por grupo
• Creación de la metadata del documento y configuración de flujos de documentos (p.ej., correspondencia)

En ONUVA reconocemos la importancia de un efectivo proceso de gestión documental como base fundamental para la gestión del conocimiento, operaciones transparentes y transferencia efectiva de información y valor directo a nuestros clientes y empleados.

Entre las ventajas que un proceso de gestión documental basado en software libre y estándares abiertos puede aportar a la gestión del conocimiento en su organización se puede mencionar:

• Recuperar documentación para consultas y proyectos futuros
• Identificar a los autores de los documentos (capital humano)
• Crear discusiones a partir de documentos o carpetas
• Diseminación selectiva de información
• Crear comunidades de conocimiento

Con la implementación de estas herramientas, ONUVA adopta prácticas dirigidas a buscar la excelencia y calidad de gestión a la vez que se adapta a normas internacionales y mejores practicas para organizaciones del área.

Así mismo, demostramos una vez más que a través de la utilización de aplicaciones de software libre y estándares abiertos como Knowledge Tree se puede resolver de manera óptima necesidades neurálgicas y de misión crítica para soportar procesos operacionales de organizaciones de cualquier tamaño y propósito.